Lokaal bestuur Meerhout centraliseert alle evenementen in een softwarepakket zodat organisatoren, het lokaal bestuur én de veiligheidsdiensten meteen een overzicht krijgen van wat er in onze gemeente te doen is.
hoe vraag ik vanaf nu een evenement aan?
Je doet je aanvraag via: online platform Eaglebe.
voor wie?
Een vergunning voor een evenement is nodig wanneer:
- Het evenement plaatsvindt op de openbare weg of in een publiek toegankelijk gebouw bv. op een plein, straat of park, in een zaal of school.
- Het evenement plaatsvindt in een privé-gebouw en het voor iedereen toegankelijk is.
- Er luide muziek wordt gespeeld op het evenement bijvoorbeeld fuiven, concerten of optredens.
- Er tijdens een evenement op hetzelfde moment meer dan 1 000 bezoekers verwacht worden.
voorwaarden
aanvraagtermijn
De algemene aanvraagtermijn voor een evenement telt minstens 45 dagen.
Volgende evenementen kennen een langere aanvraagtermijn, namelijk van 60 dagen:
- Fuif, bal
- Meerdaags evenement met verschillende activiteiten (bijvoorbeeld feestweekend met een quiz op vrijdag, fuif op zaterdag en een sportactiviteit op zondag).
- Sportactiviteit buiten (hieronder valt een wielerwedstrijd, motorcross en andere grote activiteiten).
Indien je bv. bij een eetfestijn achteraf een optreden geeft, wordt het evenement gezien als een concert en dien je dus de termijn van 60 dagen te respecteren.
Heb je vragen of twijfels over welk type je best aanduidt, contacteer dan gerust team evenementen.
behandeling van de aanvraag
Team evenementen heeft deze tijd nodig om elk dossier grondig te bekijken en de nodige adviezen te verlenen. Dit geeft hen ook de kans om tijdig de organisatoren te contacteren, een overleg in te plannen en de nodige diensten te betrekken. Voor sommige evenementen zal er ook een toelating gevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Extra tip: weet je niet goed hoe je moet beginnen aan de organisatie van een evenement? Je kan tips & tricks vinden op www.ikorganiseer.be.
Kijk ook zeker eens op deze website voor alle tip over het veilig organiseren van een evenement.
procedure
hoe aanvragen?
Je doet je aanvraag via het online platform Eaglebe. Klik hier.
maak zeker een account aan
Als je voor de eerste keer een aanvraag indient via het evenementenplatform, maak dan zeker eerst een account aan. Zo geniet je optimaal van alle bovenstaande voordelen en worden alle contactgegevens automatisch ingevuld bij je aanvraag.
Als je een account aanmaakt, kan je oude aanvragen kopiëren en aanpassen om een nieuwe aanvraag in te dienen. Superhandig als je wederkerende evenementen organiseert. Eens je 1 keer je aanvraag hebt ingediend, kan je die jaarlijks hergebruiken.
Voor verenigingen is het aan te raden om een gezamenlijk e-mailadres te gebruiken. Hierdoor gaan voorgaande gegevens niet verloren als iemand de vereniging verlaat.
afhandeling
Het dossier wordt pas voor advies doorgestuurd nadat alle verplichte documentatie en informatie volledig is.
Zodra de nodige, positieve adviezen verkregen zijn ontvang je een officiële toelating van team evenementen.
