Verzamelen van persoonsgegevens
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens omvatten alle informatie over jou als geïdentificeerde of identificeerbare persoon als burger, of als andere betrokkene zoals begunstigde, contactpersoon in een bedrijf, enz.
Het kan hier dus gaan om contactgegevens, een identificatienummer, een foto, geografische gegevens, sociale gegevens, medische gegevens …
Hoe verzamelt het lokaal bestuur persoonsgegevens?
Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt op 3 manieren:
- het bestuur vraagt rechtstreeks bij jou persoonsgegevens op
- het bestuur raadpleegt bovenlokale authentieke gegevensbronnen van de overheid, zoals het rijksregister, de kruispuntbank sociale zekerheid, de dienst inschrijvingen voertuigen, patrimoniumdocumentatie ...
- het bestuur ontvangt in kader van jouw dossier persoonsgegevens van externen zoals overheidsinstanties, zorginstellingen …
Het lokaal bestuur wenst hierbij enkel gegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn voor de verwerking (need to know) en niet gegevens die wel eens interessant zouden kunnen zijn (nice to know).
Verwerken van persoonsgegevens
Wat houdt de verwerking van persoonsgegevens in?
Het verwerken van persoonsgegevens omvat elke mogelijke bewerking van de persoonsgegevens zoals het verzamelen, registreren, gebruiken of bewaren ervan.
Het lokaal bestuur staat garant voor een rechtmatige verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit wil zeggen dat persoonsgegevens enkel worden verwerkt in het kader van een wettelijke opdracht, in het algemeen belang, op basis van een contractuele verbintenis of om de vitale belangen van een natuurlijke persoon te beschermen.
In andere gevallen vragen we jouw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor:
- het verwerken van beeldmateriaal zoals foto's en video's
- het gebruik van contactgegevens voor nieuwsbrieven waarvoor je je inschrijft
- het gebruik van cookies op onze websites.
Wie verwerkt de persoonsgegevens?
De verwerkingen van persoonsgegevens gebeuren door medewerkers van het lokaal bestuur. Alle medewerkers vallen onder het wettelijke beroepsgeheim en ondertekenen een deontologische code. Het bestuur houdt eraan de medewerkers continu bij te scholen over het belang van privacy en gegevensbescherming.
Onze medewerkers maken gebruik van geautomatiseerde systemen, die aangekocht zijn bij derden. Naast de it-leveranciers, heeft het bestuur ook contracten in functie van personeelsbeheer, juridische bijstand… Deze leveranciers zijn verwerkers die in opdracht van het bestuur persoonsgegevens behandelen. Om de privacy te garanderen, is een verwerkersovereenkomst met deze leveranciers afgesloten. Deze leveranciers zijn gehouden aan dezelfde rechtsgronden en beveiligingsmaatregelen als deze die van toepassing zijn op het bestuur.
Het lokaal bestuur kan samenwerken met andere overheidsinstanties. Deze partijen kunnen ook persoonsgegevens uitwisselen. Om de privacy te garanderen maken we altijd contractuele afspraken over finaliteit, proportionaliteit, vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevensuitwisseling.
Het lokaal bestuur kan in een afgelijnd aantal gevallen persoonsgegevens vrijgeven:
- als wij hiertoe verplicht zijn volgens de wet of een ander wettelijk proces
- aan wetshandhavingsautoriteiten of andere overheidsinstanties in overeenstemming met hun wettelijke bevoegdheden
- wanneer wij denken dat vrijgave noodzakelijk of passend is om lichamelijke schade te voorkomen
- in verband met een onderzoek van vermoede of effectieve frauduleuze of illegale activiteiten.
Persoonsgegevens worden in geen geval verkocht aan derden.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Het lokaal bestuur verwerkt persoonsgegevens om haar wettelijke, reglementaire taken te kunnen uitvoeren en om een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening te verschaffen. Als je bijvoorbeeld een vergunning, subsidie of een voorziening aanvraagt, dan verzamelen en bewaren we jouw gegevens.
Het lokaal bestuur ziet erop toe dat enkel de noodzakelijke gegevens worden verwerkt. Dit wil zeggen dat de medewerkers enkel gegevens verwerken die zij nodig hebben binnen hun dossier, hun werkgebied.
Het bestuur engageert zich om uw persoonlijke informatie steeds veilig te beheren.
Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
Het lokaal bestuur bewaart en archiveert persoonsgegevens volgens de bewaartermijnen vastgelegd in de archiefselectielijsten van het Rijksarchief.
Persoonsgegevens worden dus niet langer bewaard dan nodig voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de dienstverlening. Na het verstrijken van de bewaartermijnen worden de persoonsgegevens vernietigd volgens de geldende procedures.
Doorgifte van gegevens: waar worden de gegevens verwerkt?
Het lokaal bestuur bewaart en verwerkt gegevens in hoofdzaak binnen de Europese Unie. Het bestuur zal ook enkel it-systemen gebruiken die binnen de Europese Unie actief zijn.
Als er geen gelijkwaardig alternatief is binnen de zone kan het bestuur gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de Europese Unie, voor zover deze toepassingen voldoende waarborgen geven dat ze voldoen aan de Europese verordening, bij voorkeur omdat ze zich in de zogenaamd veilige landen bevinden.
Beveiligen van persoonsgegevens
Het lokaal bestuur treft gepaste administratieve, technische, organisatorische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van de persoonsgegevens in ons bezit.
Het bestuur beschikt over een goedgekeurd informatieveiligheidsbeleid en informatieveiligheidsplan om de veiligheid van de gegevens te bewaken.
Rechten en keuzes
Inkijken van gegevens
Je hebt het recht het lokaal bestuur te vragen welke persoonsgegevens van jou worden verwerkt. Het bestuur zal op dit verzoek in ieder geval binnen 4 weken schriftelijk reageren. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van het aantal verzoeken kan die termijn zo nodig nog eens met 2 maanden verlengd worden. Het bestuur stelt je binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging. Het verstrekken van deze informatie gebeurt kosteloos. Wanneer verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag het bestuur een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten of weigeren gevolg te geven aan het verzoek.
Verbeteren van gegevens
Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die het lokaal bestuur heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kan altijd vragen om die gegevens te verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
Verwijderen van gegevens
Je kan vragen om gegevens die het lokaal bestuur bijhoudt te laten verwijderen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
Toestemming intrekken
Als de gegevensverwerking gebeurt op basis van een door jou gegeven toestemming, heb je altijd het recht om deze toestemming in te trekken.
Bezwaar maken tegen de verwerking
Naast het recht op inzage, verbetering of verwijdering van jouw persoonsgegevens heb je ook het recht om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit kan echter alleen worden ingewilligd als het niet gaat om verwerking voor wettelijke of gerechtvaardigde gronden.
Overdragen van gegevens
Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je aan het lokaal bestuur hebt verstrekt, over te dragen aan uzelf of rechtstreeks aan een derde partij.
De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.
Als je een van deze rechten wil toepassen, kan je contact opnemen met lokaal bestuur Meerhout via privacy@meerhout.be.
Bijwerkingen en informatie
Het lokaal bestuur kan deze privacyverklaring aanpassen als dat nodig is voor onze dienstverlening of vanwege de wetgeving.
De meest recente versie van onze privacyverklaring vind je altijd op deze website.
Als je vragen of opmerkingen heeft over ons privacybeleid of jouw rechten wenst uit te oefenen, kan je ons contacteren op:
- Lokaal bestuur Meerhout, Markt 1, 2450 Meerhout
014 24 99 20
Geef altijd jouw vraag zo specifiek mogelijk door zodat het bestuur ze concreet en correct kan behandelen.
Om er zeker van te zijn dat niemand anders in jouw plaats rechten uitoefent, zal het bestuur ook vragen jouw identiteit te bewijzen.
Lokaal bestuur Meerhout heeft een Data Protection Officer (dpo) aangesteld via de dienst informatieveiligheid van Welzijnszorg Kempen. Deze bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming.
Wens je meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van het bestuur? Surf dan naar de site van de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Je kan ook daar een klacht indienen.